La réduction des coûts de fonctionnement en entreprise est un levier incontournable pour améliorer la rentabilité. Les postes de dépenses sont multiples, et il est essentiel de bien les détecter, afin de réaliser des économies.
Les charges financières d’une entreprise incluent l’achat des fournitures de bureaux, les dépenses d’entretien, les postes de travail, les équipements, les matières premières, ainsi que la main d’œuvre. Pour maîtriser ces divers coûts, le chef d’entreprise se doit de prêter une attention particulière à chacun des postes de dépenses, aussi secondaire soit-il, et de renégocier les contrats.
Les petites économies réalisées s’accumulent les unes aux autres pour constituer un véritable avantage financier. Voici 5 mesures à mettre en œuvre pour arriver à mieux gérer les coûts de fonctionnement.
La réduction des coûts de fonctionnement, un enjeu de taille pour l’entreprise
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les dépenses d’une entreprise ne sont pas liées uniquement aux décisions d’achat, aux investissements immobiliers ou à l’acquisition de matériel. Une bonne planification et une organisation sans faille sont également des aspects déterminants dans l’optimisation des coûts. La mise en place d’un projet d’optimisation passe inévitablement par l’analyse de l’ensemble des dépenses, en révisant les méthodes pour générer un gain de productivité.
Le budget de fonctionnement d’une entreprise comporte de nombreux aspects, comme la publicité, la gestion des stocks, le service à la clientèle, ou la supervision des équipes. A côté de ces volets essentiels, une attention particulière doit être portée aux frais généraux, afin de rationaliser les acquisitions et ainsi rentabiliser l’entreprise.
La réduction de ces frais passe par l’élimination de certains éléments inutiles, ce qui permet d’assurer de meilleures augmentations pour les salariés, ou d’acheter des équipements indispensables. L’optimisation des dépenses génère également de nouvelles opportunités pour faire de la publicité et faire connaître l’entreprise.
Pour réussir à maîtriser le budget de fonctionnement, plusieurs techniques simples peuvent être mises en œuvre.
1.Équipements d’occasion, location de matériel
Par ailleurs, certains équipements de bureau peuvent être achetés d’occasion, ce qui permet de réaliser des économies par rapport au prix du neuf. Les articles deuxième main, quand ils sont en parfait état, représentent une bonne alternative pour les entreprises qui désirent s’équiper à moindre coût.
Parmi les principaux équipements qui peuvent être acquis d’occasion, on peut citer les véhicules, les ordinateurs, les imprimantes ou les meubles. Avec des performances équivalentes au neuf, un matériel déjà utilisé est une occasion de réduire les frais généraux de fonctionnement.
La solution de location de matériel informatique représente une autre alternative intéressante au renouvellement des équipements. Grâce à cette méthode, il est possible d’avoir en permanence un matériel à la pointe de la technologie, sans avoir à débourser des sommes importantes en acquisition.
Les contrats de location permettent d’avoir un matériel informatique professionnel, qui soit en adéquation avec les besoins réels de l’entreprise, et de bénéficier d’une assistance pour la mise à jour et la maintenance, par l’intermédiaire du fournisseur.
Il est possible pour la société de louer des tablettes, des ordinateurs, des téléphones, des serveurs, ou des baies de stockage, et de les renouveler au terme du contrat, pour avoir toujours la version la plus récente.
2.Économiser sur la consommation énergétique
Les factures d’énergie représentent un poste de dépense important pour une entreprise, et de nombreux réflexes peuvent être adoptés pour réduire la consommation.
Une première mesure évidente consiste à éteindre les appareils électroniques pendant les périodes de non-utilisation. Il s’agit d’une action toute simple qui permet de réduire considérablement les coûts énergétiques. Il suffit de mettre hors tension les équipements inutilisés, pendant les heures creuses, et d’éteindre les lumières dans les pièces inoccupées.
Le débranchement des appareils électroniques permet également de prolonger leur durée de vie et de diminuer les risques de panne, ce qui évite les opérations d’entretien souvent coûteuses.
Une autre alternative intéressante pour les entreprises est d’investir dans des appareils écoresponsables, comme par exemple un climatiseur ou des ampoules à économie d’énergie. Ces équipements coûtent cher à l’achat, mais à long terme ils permettent de réduire les frais généraux, en réalisant des économies d’énergie.
Le renouvellement régulier des postes de travail est également une occasion de baisser la consommation énergétique. Le matériel nouvelle génération est en effet souvent plus respectueux de l’environnement, recyclable et fabriqué de manière écologique.
En renouvelant le matériel informatique, l’entreprise s’assure de prendre en considération l’adaptation des équipements à ces besoins réels, ainsi que la consommation électrique.
3.Négocier les prix, et éplucher les contrats
La négociation des prix auprès des fournisseurs est un aspect crucial dans le processus de réduction des dépenses de fonctionnement d’une entreprise. Cela constitue également une occasion de faire jouer la concurrence, et de changer de fournisseur si l’un d’eux n’est pas disposé à faire une bonne offre. Il est toutefois important de veiller à ne pas faire de compromis sur la qualité de service.
La maîtrise des budgets passe également par une comparaison et une renégociation régulière des différents contrats souscrits, afin de ne pas subir les augmentations annuelles des prix. Ainsi, les contrats des abonnements téléphoniques, d’internet, d’assurances ou de prévoyance santé peuvent être renégociés.
Un changement de prestataire est alors envisageable, dans le cas où la négociation n’aboutit pas à obtenir des tarifs plus avantageux.
4.Utiliser les outils technologiques
Les innovations digitales et technologiques permettent de gagner du temps, et d’optimiser le travail parmi les équipes. Par exemple, le télétravail devient aujourd’hui une pratique courante, souvent adoptée pour bénéficier de plusieurs avantages, tels que l’économie d’électricité et d’espace.
D’autre part, l’utilisation des réseaux sociaux pour le marketing digital est une alternative moins coûteuse que les publicités payantes. Il est alors possible de faire du réseautage à travers les plateformes de médias sociaux, et d’utiliser les moteurs de recherche pour générer une meilleure visibilité de l’entreprise. La stratégie marketing peut également être entièrement gérée en interne, plutôt que de payer un prestataire externe.
Il est également possible d’éviter les déplacements inutiles en utilisant les outils de meetings existants. Avec les nouvelles technologies, il n’est en effet pas toujours nécessaire de se déplacer pour assister à une réunion. De nombreux outils permettent en effet d’assurer des services de visioconférence de qualité. La limitation des déplacements des salariés permet d’éviter de gaspiller le temps, de dépenser une fortune en frais de voyage, d’hôtels et de salles de conférences.
D’autre part, la sauvegarde numérique des données en cloud permet d’éviter les impressions, le gaspillage de papier, l’archivage des dossiers et l’utilisation des disques durs. Il existe aujourd’hui plusieurs solutions de sauvegarde, qui sont à la fois économiques et parfaitement sécurisées.
5.Optimiser les espaces de travail
L’immobilier constitue sans doute un des postes de dépenses les plus importants pour une entreprise, que ce soit en acquisition ou en location. Sur cet aspect aussi, il existe de nombreuses solutions qui permettent d’optimiser les lieux de travail et de réaliser des économies conséquentes.
L’entreprise peut par exemple louer des bureaux, des pièces ou des locaux non occupés à une autre société, comme par exemple une salle de réunion. Certains postes de travail non utilisés sont également susceptibles d’être proposés à la location, pour assurer une rentrée d’argent pouvant couvrir d’autres frais et charges.
Par ailleurs, l’entreprise peut opter pour une colocation ou un partage de bureaux avec d’autres sociétés, si la taille des locaux le permet. Cette alternative permet d’optimiser l’exploitation de l’espace de travail, au lieu d’investir dans des lieux spacieux qui restent partiellement inoccupés, et de partager le loyer. C’est aussi une excellente opportunité pour trouver des bureaux avec un emplacement idéal.
Un déménagement vers un nouveau local neuf ou rénové permet également de réaliser des économies non négligeables, notamment sur les factures énergétiques.